8 Cara Mengurangi Ukuran File Word

Apakah file Microsoft Anda tiba-tiba menjadi besar, menyebabkan Ms Word crash? Jangan khawatir. Artikel ini menawarkan beberapa perbaikan berharga untuk membuat ukuran file Anda dapat dikelola. Ukuran file Word dapat dikurangi dengan mengompresi gambar, penyisipan gambar yang tepat, menghapus versi pemulihan otomatis, mematikan thumbnail, dan mematikan font yang tertanam.

Tanpa disadari, Beberapa fitur yang berjalan pada Ms Word mengarah pada pembuatan file besar, yang dapat menyebabkan masalah terutama ketika mengirim lampiran email dan file melalui internet. Ketika berhadapan dengan dokumen kata yang tampaknya besar, naluri pertama Anda adalah mengompresi gambar karena gambar dan elemen lain dalam dokumen dapat meningkatkan ukuran dokumen. Aspek lain yang perlu Anda perhatikan adalah cara mengurangi dokumen tanpa gambar di dalamnya.

Bagaimana cara mengurangi ukuran dokumen Word?

Kiat-kiat yang dibahas di sini akan bekerja dalam situasi yang berbeda, yaitu untuk dokumen dengan gambar dan objek lain dan yang tanpa gambar tetapi menempati ruang besar pada drive Anda. Berikut adalah beberapa metode yang digunakan dalam mengurangi ukuran file Ms Word.

1. Mengonversi Dokumen Word ke Format DOCX

Office 2007 memperkenalkan cara baru menyimpan dokumen yang bertindak seperti file zip yang pada dasarnya memampatkan semua informasi yang ada dalam dokumen.Konversi dari .doc menjadi .docx akan mengurangi ukuran dokumen. Jika Anda menggunakan program office suite lain seperti Excel, PowerPoint, dan Visio, Anda bisa mendapatkan hasil yang sama.

Untuk mengubah:

• Klik pada ' File '
• Di bawah menu Info klik ' Convert '
• Pada prompt yang dihasilkan, klik ' OK '
• Setelah selesai, klik tombol ' Simpan' .

Sekarang Anda akan memiliki dua dokumen, yang asli dan yang dikompresi.

2. Menyisipkan Gambar Daripada Menyalin dan Menempel

Menyalin dan menempel tampak seperti proses yang efisien untuk menambahkan gambar dan grafik ke file Word. Gambar yang ditempelkan secara otomatis akan dikonversi ke file bitmap yang dapat meningkatkan ukuran file jika sumbernya dari JPG.

Alternatif terbaik adalah menyimpan gambar dalam editor gambar dan menyimpannya sebagai versi yang lebih kecil dalam format JPG, lalu buka kata dan ikuti petunjuk ini.

• Dari menu Sisipkan, pilih Gambar
• Dari submenu, pilih Dari File
• Arahkan ke gambar Anda dan klik tombol Insert

Setelah dan sebelum Konversi Gambar

image by : windowschimp

Dalam beberapa kasus, Anda mungkin ingin mempertahankan kualitas gambar dan memilih untuk bekerja dengan format BMP atau PNG, yang akan meningkatkan ukuran dokumen Anda

3. Buang Data Gambar Saat Mengedit

Ada kemungkinan untuk mengedit gambar dalam kata dan kemudian menghapus pengeditan data yang masih menjadi bagian dari dokumen. Semua penyesuaian gambar jika tidak dihapus akan menambah ukuran dokumen Anda. Sebaiknya hindari mengedit gambar secara langsung di dalam dokumen.

Ikuti prosedur di bawah ini untuk memadatkan gambar Anda

• Klik gambar di dokumen Anda.
• Pilih opsi Format dari bilah menu

• Klik tombol Kompres

• Pilih opsi Anda.

• Klik OK .

Pilihan output target memberi Anda kesempatan untuk memilih resolusi yang akan membantu mengurangi ukuran dokumen.

4. Stop Embedding Fonts di Dokumen

Mematikan fitur font-embedding menghemat banyak ruang yang tidak akan sangat berguna bagi pembaca dokumen.

Untuk menonaktifkan penyematan,

• Klik pada ' File' dan gulir ke bawah ke ' Opsi'

• Di kotak dialog yang muncul, Klik Simpan.

• Hapus opsi 'Sematkan font dalam file '

Sebelum dan sesudah melekatkan font

5. Berhenti Menggunakan Thumbnail untuk Dokumen

Thumbnail adalah pratinjau gambar dari halaman pertama dokumen. Thumbnail terlihat ketika Anda menyorot file di bagian detail windows explorer. Ini seharusnya tidak menjadi masalah kecuali Anda berurusan dengan dokumen besar.

Untuk mematikan Pratinjau di Microsoft Word,

• Klik pada ' File ' dan pilih ' Info'

• Selanjutnya, Klik pada tab ' Properties ' kemudian ' Advanced Properties'

• Di bagian bawah kotak dialog, hapus centang pada kotak centang " simpan thumbnail untuk semua dokumen kata " dan klik OK.
  
  

6. Hapus Informasi Pribadi dan Tersembunyi

Informasi pribadi tidak bermanfaat bagi pembaca hanya memakan lebih banyak ruang.Informasi tersembunyi apa pun harus dihapus dengan menuju ke:

• Klik " File " dan kemudian pilih " Info "
• Klik tab " Periksa masalah ", lalu klik "Periksa Dokumen."

• Kemudian pastikan bahwa "dokumen dan informasi pribadi" dihidupkan dan klik pada tombol " periksa."

• Tunggu sampai inspektur selesai berjalan dan klik "Hapus semua" yang ditemukan di properti dokumen dan bagian informasi pribadi.

7. Matikan Pemulihan Otomatis

Fitur autorecover menyimpan file Anda saat Anda bekerja untuk menghindari hilangnya dokumen ketika sesuatu yang drastis terjadi pada mesin atau dokumen Anda. Semua versi pemulihan otomatis dari dokumen akan meningkatkan ukuran yang digunakan pada hard disk. Untuk mematikan fitur ini:

• Klik " File " lalu " Opsi "
• Simpan dan matikan "Simpan informasi AutoRecover setiap 'n' menit."

Hasil dari perubahan ini tidak langsung tetapi menghemat lebih banyak ruang ketika bekerja pada dokumen masa depan.

8. Salin semua Isi ke Dokumen Lain

Word akan selalu berfungsi di latar belakang saat Anda mengedit atau membuat dokumen. Untuk menghindari membawa begitu banyak informasi pada satu dokumen, buat dokumen baru dan salin semuanya. Dengan melakukan ini berarti, Anda tidak akan memiliki perubahan atau pengaturan dokumen sebelumnya yang terjadi.

Demikian 8 Cara Mengurangi Ukuran File Word. Semoga bermanfaat.

Sumber : Windowschimp